Allround Medewerker Administratie & Teamondersteuning
Allround Medewerker Administratie & Teamondersteuning
De Urban Youth Games zijn een vzw die jongeren samenbrengt en inzet op sociale inclusie en olympische waarden. In samenwerking met het Belgisch Olympisch en Interfederaal Comité (BOIC) inspireren we kinderen om open, respectvol en verbonden met elkaar om te gaan, en dat allemaal via sport.
We ontwikkelen een toegankelijk programma voor lagere scholen, zowel in het reguliere als het buitengewone onderwijs. Daarin combineren we sport, leren en welzijn op een speelse maar impactvolle manier. Met workshops, challenges en educatieve tools laten we leerlingen kennismaken met thema’s zoals inclusie en olympische waarden. Het traject eindigt in grote sportevents in verschillende Belgische steden, waar de leerlingen alles samen laten komen.
Voor de ontwikkeling van onze activiteiten werken we nauw samen met Team Belgium, Paralympic Team Belgium, Special Olympics Belgium, sportfederaties en -liga’s, lokale clubs, experts op het gebied van onderwijs en inclusie, en de VUB om de impact van onze activiteiten te meten.
Functieomschrijving
Voor de uitbouw van de verschillende projecten is de Urban Youth Games op zoek naar een allround medewerker administratie en teamondersteuning:
Verantwoordelijkheden rond teamondersteuning (gelinkt aan onze events en andere projecten)
- Je bent het aanspreekpunt voor de scholen en stelt hen ons programma voor.
- Je volgt alle inschrijvingen van scholen op en zorgt voor een vlotte verwerking.
- Je biedt ondersteuning bij de organisatie van workshops, opleidingen of andere activiteiten met leerkrachten.
- Je verzamelt data door enquêtes af te nemen en door te praten met onze partners, de gebruikers van de playbooks en de deelnemers aan de evenementen.
- Je biedt administratieve ondersteuning aan het operationele team om de verdere ontwikkeling van het UYG-programma te versterken.
- Je biedt administratieve ondersteuning voor de ontwikkeling van specifieke projecten (Lotto Brussels Premier Padel, Plan International BE, Europese projecten, …)
- Je werkt aan ad-hocprojecten.
Verantwoordelijkheden binnen het algemene administratieve beheer (in nauwe samenwerking met de algemeen directeur):
- Je bereidt administratieve dossiers voor en beheert ze (private financiering, subsidies, …) in samenwerking met de algemeen directeur.
- Je staat in voor alle aspecten van office management en helpt mee de administratieve werking van de vzw te verbeteren.
- Je zorgt voor een vlot en gestructureerd opvolgen van meetings via een duidelijke coördinatie.
- Je beheert de facturatiestromen via ons extern boekhoudsysteem.
- Je neemt ad-hocprojecten en initiatieven rond continue verbetering op om onze werking nog beter te structureren.
Wie zoeken wij?
Ben jij gepassioneerd door onderwijs, sport, inclusie en de non-profitsector? Krijg je energie van nieuwe contacten leggen en hou je ervan om administratief alles in goede banen te leiden terwijl je projecten van a tot z opvolgt? Dan is deze functie voor jou. Als schakel tussen onze organisatie en scholen uit het Nederlandstalig en Franstalig onderwijs, ben jij het eerste aanspreekpunt voor alle inschrijvingen. Scholen die willen deelnemen aan onze evenementen of meer willen weten over ons programma, komen bij jou terecht. Je begeleidt hen tijdens het volledige inschrijvingsproces, beantwoordt hun vragen en helpt waar nodig bij eventuele problemen. Daarnaast speel je ook een cruciale rol in de administratieve werking van onze organisatie.
Functievereisten
- Uitstekende beheersing van het Nederlands en Frans is noodzakelijk, aangezien je zowel mondeling als schriftelijk contacten zal opbouwen en onderhouden.
- Je hebt een goed begrip en beheersing van het Engels, aangezien je in contact zal staan met partners of collega’s die Engels spreken.
- Je hebt affiniteit met projectwerking en administratie, dat is de kern van deze functie.
- Je bent pragmatisch ingesteld, sociaal, open-minded en legt graag nieuwe contacten.
- Ervaring in projectmanagement is een pluspunt, aangezien dit een belangrijk onderdeel van de functie is.
- Je neemt eigenaarschap over je projecten en werkt zelfstandig en gestructureerd.
- Je bent stressbestendig en flexibel; de aanloop naar een evenement kan intens en veeleisend zijn.
- Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en bent klantgericht.
- Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, met oog voor detail.
- Ervaring in administratie, klantenservice of coördinatie is een pluspunt.
- Je kan vlot overweg met digitale tools en systemen zoals Excel, Word, PowerPoint; kennis van andere tools of platformen zoals Canva, Monday, … is een pluspunt.
Wat bieden wij?
Je komt terecht in een gemotiveerd team met collega’s die een ruime ervaring hebben in de non-profit-, de evenementen- en sportsector. Samen zullen we een dynamisch, groeiend en zinvol project ontwikkelen:
- Een boeiende, afwisselende en stimulerende functie die een positieve bijdrage levert aan maatschappelijke uitdagingen.
- Je werkt van maandag tot en met vrijdag (werktijden worden in overleg bepaald).
- Enige flexibiliteit in werktijden wordt verwacht in de periode voorafgaand aan een evenement. Overuren worden gecompenseerd met vrije tijd na evenementen.
- Een dynamische werkomgeving in het hart van de Olympische beweging, dicht bij het Atomium. Onze kantoren bevinden zich in die van het Belgisch Olympisch en Interfederaal Comité (Team Belgium), in Laken.
- Transportkosten voor zakenreizen worden door de werkgever terugbetaald.
- Mogelijkheid om van thuis te werken (aantal dagen per week samen te bepalen).
- Contract van onbepaalde duur vanaf 15 januari 2026.
- Marktconform salaris.
- Mogelijkheid om 4/5e te werken, mits overleg.
Hoe solliciteren?
Wil jij graag ons team versterken? Stel jezelf kandidaat door je CV en motivatiebrief te mailen naar info@urbanyouthgames.org. Je kunt ons ook telefonisch bereiken via 0498/10.67.02 voor alle vragen of opmerkingen. Kandidaten krijgen uiterlijk binnen de vijftien dagen feedback. Geselecteerde kandidaten worden eerst uitgenodigd voor een telefoongesprek. Nadien zal eventueel een vervolggesprek ingepland worden in onderling overleg met de kandidaat. Dit gesprek zal overdag plaatsvinden vanaf de week van 5 januari 2026 (in onze kantoren in Brussel of via videoconferentie).
Bijkomende info
Bekijk de aftermovie van ons eerste Europese evenement in Seine-Saint-Denis (31 mei 2024).
Onze missie en ons programma
De Urban Youth Games zijn een nationale organisatie die tijdens het schooljaar jongeren uit het vijfde en zesde leerjaar de waarde van inclusie wil laten ervaren via sport. Onze werking berust op twee strategische pijlers:
- De ontwikkeling van een inclusief traject dat sport, beweging, educatie en gezondheid combineert, en zich richt tot basisscholen uit het gewoon en buitengewoon onderwijs.
Dit traject omvat educatieve tools, interactieve workshops en speelse challenges. Op een toegankelijke en inclusieve manier bereiden we leerlingen voor op deelname aan de Urban Youth Games. Tegelijk vergroten we hun bewustzijn rond diversiteit, gelijke kansen en het belang van inclusie. - De organisatie van grootschalige sportevenementen op lokaal, provinciaal, regionaal, nationaal en Europees niveau.
Door sport in te zetten als middel voor inclusie, heeft de Urban Youth Games een model ontwikkeld dat elk kind, ongeacht herkomst, met of zonder beperking, de kans geeft om een actieve rol op te nemen tijdens de sportactiviteit. Hierdoor leren kinderen zich open te stellen voor anderen, ervaringen te delen en zichzelf te overtreffen. Via sport doorbreken we sociale en culturele barrières en brengen we maatschappelijke uitdagingen onder de aandacht.
Onze visie
We willen een nationale beweging worden die overkoepelend de waarden van sport vertegenwoordigt en alle jongeren verenigt: ”Olympisch – Paralympisch – Special Olympics”. Kortom, het is een unieke positie in de wereld.
