Allround Medewerker Administratie en Support
De Urban Youth Games is een vzw met als doel jongeren te inspireren en sociale inclusie te bevorderen binnen de samenleving door sportieve ontmoetingen tussen jongeren te faciliteren en te organiseren.
De Urban Youth Games organiseren grootschalige sportevenementen, maar daarnaast hebben we ook een sociaal ontwikkelingsplan gecreëerd. Dit programma omvat educatieve activiteiten om kinderen te sensibiliseren rond fysieke gezondheid, gezonde voeding, (mentaal) welzijn en inclusie.
Voor de ontwikkeling van onze activiteiten werken we nauw samen met Team Belgium, Paralympic Team Belgium, Special Olympics Belgium, sportfederaties en -liga’s, lokale clubs, experts op het gebied van onderwijs en inclusie, en de VUB om de impact van onze activiteiten te meten.
Functieomschrijving
Voor de uitbouw van de verschillende projecten is de Urban Youth Games op zoek naar een allround medewerker administratie en support.
Onderwijsgerelateerde verantwoordelijkheden:
- Je volgt alle inschrijvingen van scholen op en zorgt voor een vlotte verwerking.
- Je biedt ondersteuning bij de organisatie van workshops, opleidingen of andere activiteiten met leerkrachten.
- Je verzamelt data door enquêtes af te nemen en door te praten met onze partners, de gebruikers van de playbooks en de deelnemers aan de evenementen.
- Je biedt administratieve ondersteuning aan het operationele team om de verdere ontwikkeling van het UYG-programma te versterken.
- Je werkt aan ad-hoc projecten.
Administratieve verantwoordelijkheden:
- Je ondersteunt de algemeen directeur bij het voorbereiden van financieringsdossiers.
- Je bent verantwoordelijk voor alle aspecten van officemanagement en ondersteunt de ontwikkeling van beheertools.
- Je beheert de facturatiestromen via ons extern boekhoudsysteem.
- Je woont bestuursvergaderingen bij en stelt de notulen op (vijf keer per jaar).
- Je volgt vergaderingen op en zorgt voor een gestructureerde opvolging.
- Je werkt aan ad-hoc projecten.
Wie zoeken wij?
Ben jij gepassioneerd door onderwijs, sport, inclusie en de non-profitsector? Krijg je energie van nieuwe contacten leggen en hou je ervan om administratief alles in goede banen te leiden terwijl je projecten van a tot z opvolgt? Dan is deze functie voor jou. Als schakel tussen onze organisatie en scholen uit het Nederlandstalig en Franstalig onderwijs, ben jij het eerste aanspreekpunt voor alle inschrijvingen. Scholen die willen deelnemen aan onze evenementen of meer willen weten over ons programma, komen bij jou terecht. Je begeleidt hen tijdens het volledige inschrijvingsproces, beantwoordt hun vragen en helpt waar nodig bij eventuele problemen. Daarnaast speel je ook een cruciale rol in de administratieve werking van onze organisatie.
Functievereisten
- Uitstekende beheersing van het Nederlands en Frans is noodzakelijk, aangezien je zowel mondeling als schriftelijk contacten zal opbouwen en onderhouden.
- Je hebt een goed begrip en beheersing van het Engels, aangezien je in contact zult staan met partners of collega’s die Engels spreken.
- Je bent pragmatisch ingesteld, sociaal, open-minded en legt graag nieuwe contacten.
- Ervaring in projectmanagement is een pluspunt, aangezien dit een belangrijk onderdeel van de functie is.
- Je neemt eigenaarschap over je projecten en werkt zelfstandig en gestructureerd.
- Je bent stressbestendig en flexibel; de aanloop naar een evenement kan intens en veeleisend zijn.
- Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en bent klantgericht.
- Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, met oog voor detail.
- Ervaring in administratie, klantenservice of coördinatie is een pluspunt.
- Je kan vlot overweg met digitale tools en systemen zoals Excel, Word, PowerPoint; kennis van andere tools of platformen zoals Canva, Monday, … is een pluspunt.
Wij werven aan op basis van competenties en talenten, ongeacht leeftijd, geslacht, genderidentiteit, geaardheid, levensbeschouwing, origine of handicap.
Wat bieden wij?
Je komt terecht in een gemotiveerd team met collega’s die een ruime ervaring hebben in de non-profitsector, de evenementen- en de sportindustrie. Samen zullen we een dynamisch, groeiend en zinvol project ontwikkelen:
- Een boeiende, afwisselende en stimulerende functie die een positieve bijdrage levert aan maatschappelijke uitdagingen.
- Je werkt van maandag tot en met vrijdag (werktijden worden in overleg bepaald).
- Enige flexibiliteit in werktijden wordt verwacht in de periode voorafgaand aan een evenement. Overuren worden gecompenseerd met vrije tijd na evenementen.
- Een dynamische werkomgeving in het hart van de Olympische beweging, dicht bij het Atomium. Onze kantoren bevinden zich in die van het Belgisch Olympisch en Interfederaal Comité, in Laken.
- Transportkosten voor zakenreizen worden door de werkgever terugbetaald.
- Mogelijkheid om van thuis te werken (aantal dagen per week samen te bepalen).
- Contract van onbepaalde duur.
- Marktconform salaris.
- Mogelijkheid om 4/5e of 3/5e te werken, mits overleg.
Hoe solliciteren?
Wil jij graag ons team versterken? Stel jezelf kandidaat door je CV en motivatiebrief te mailen naar info@urbanyouthgames.com. Je kunt ons ook telefonisch bereiken via 0498/10.67.02 voor alle vragen of opmerkingen. Kandidaten krijgen uiterlijk binnen de vijftien dagen feedback. Geselecteerde kandidaten worden eerst uitgenodigd voor een telefoongesprek. Nadien zal eventueel een vervolggesprek ingepland worden in onderling overleg met de kandidaat. Dit gesprek zal overdag plaatsvinden vanaf de week van 15 april 2025 (in onze kantoren in Brussel of via videoconferentie).
Bijkomende info
Bekijk de aftermovie van ons eerste Europese evenement in Seine-Saint-Denis (31 mei 2024).
Bekijk de aftermovie van ons eerste nationale evenement in Molenbeek (26 mei 2026)
Onze missie en ons programma
De Urban Youth Games is een nationale organisatie die tijdens het schooljaar jongeren uit het vijfde en zesde leerjaar de waarde van inclusie wil laten ervaren via sport. Onze werking berust op twee strategische pijlers:
- De ontwikkeling van een inclusief traject dat sport, beweging, educatie en gezondheid combineert, en zich richt tot basisscholen uit het gewoon en buitengewoon onderwijs. Dit traject omvat educatieve tools, interactieve workshops en speelse challenges. Op een toegankelijke en inclusieve manier bereiden we leerlingen voor op deelname aan de Urban Youth Games. Tegelijk vergroten we hun bewustzijn rond diversiteit, gelijke kansen en het belang van inclusie.
- De organisatie van grootschalige sportevenementen op lokaal, provinciaal, regionaal, nationaal en Europees niveau.
Door sport in te zetten als middel voor inclusie, heeft de Urban Youth Games een model ontwikkeld dat elk kind, ongeacht herkomst, met of zonder beperking, de kans geeft om een actieve rol op te nemen tijdens de sportactiviteit. Hierdoor leren kinderen zich open te stellen voor anderen, ervaringen te delen en zichzelf te overtreffen. Via sport doorbreken we sociale en culturele barrières en brengen we maatschappelijke uitdagingen onder de aandacht.
Onze visie
We willen een nationale beweging worden die overkoepelend de waarden van sport vertegenwoordigt en alle jongeren verenigt: ”Olympisch – Paralympisch – Special Olympics”. Kortom, het is een unieke positie in de wereld.
