Administrative & Team Support Officer
Administrative & Team Support Officer
Constitués sous la forme d’une ASBL, les Urban Youth Games sont un mouvement de référence engagé dans la promotion de l’inclusion sociale et des valeurs olympiques auprès des jeunes. En collaboration étroite avec le Comité Olympique et Interfédéral Belge (COIB), nous œuvrons à inspirer les nouvelles générations et à favoriser un véritable « vivre-ensemble » à travers le sport.
Les Urban Youth Games déploient un programme inclusif et structurant, au croisement du sport, de l’éducation et de la santé, à destination des écoles primaires de l’enseignement général et spécialisé. Ce programme s’articule autour d’un travail de sensibilisation à des thématiques essentielles, telles que l’inclusion et les valeurs olympiques (via des outils pédagogiques, ateliers, challenges, …). Ce parcours prépare progressivement les élèves à prendre part à des événements sportifs d’envergure, organisés dans plusieurs villes à travers la Belgique.
Afin de garantir la cohérence, la qualité et l’impact de nos actions, nous collaborons étroitement avec Team Belgium, Paralympic Team Belgium, Special Olympics Belgium, les fédérations et ligues sportives, des clubs locaux, ainsi que des experts en inclusion. En partenariat avec la Vrije Universiteit Brussel (VUB), nous mesurons et analysons l’impact social de nos initiatives, renforçant ainsi notre rôle de plateforme de référence au service d’un monde plus inclusif.
Description du poste
Pour renforcer la gestion administrative et le développement de notre feuille de route, les Urban Youth Games recherchent un.e chargé·e du support aux équipes et de l’administratif :
Responsabilités liées au support de l’équipe (en lien avec nos événements ou autres projets):
- Vous êtes le point de contact pour les écoles et leur présentez notre programme.
- Vous gérez le processus d’inscriptions des écoles, veillez à leur bon traitement et effectuez le suivi.
- Vous apportez un soutien pour l’organisation d’ateliers, de formations ou autres activités avec les professeurs.
- Vous aidez à la collecte des données en réalisant des enquêtes et en échangeant avec nos partenaires académiques, les utilisateurs des playbooks et les participant.es aux événements.
- Vous apportez un soutien administratif à l’équipe opérationnelle afin de renforcer le développement du programme UYG.
- Vous êtes le soutien direct administratif pour le développement de projets spécifiques (Lotto Brussels Premier Padel, Plan International BE, projets européens, …).
- Vous contribuez à des projets ad hoc.
Responsabilités liées à la gestion administrative générale(en collaboration direct avec le Managing Director):
- Vous préparez et gérez des dossiers administratifs (financements privés, subsides, etc.) en collaboration avec le directeur général.
- Vous gérez tous les aspects liés à l’office management et contribuez à améliorer la gestion administrative de l’asbl.
- Vous assurez et facilitez le suivi des réunions au travers d’une coordination structurée.
- Vous gérez les flux de facturation via notre système de comptabilité externe.
- Vous menez des projets ad hoc et d’amélioration continue afin de mieux structurer nos activités.
Qui recherchons-nous ?
Êtes-vous passionné.e par le sport, l’inclusion et le secteur associatif ? Aimez-vous nouer de nouveaux contacts, avez-vous des facilités pour gérer l’administratif tout en assurant le suivi de projets ? Alors, ce poste est fait pour vous.
En tant que lien entre notre organisation et les écoles de l’enseignement néerlandophone et francophone pour la gestion des inscriptions, vous serez le premier point de contact pour les écoles souhaitant s’inscrire à nos événements et obtenir plus d’informations sur le programme UYG. Vous les accompagnerez tout au long du processus d’inscription, répondrez à leurs questions et les aiderez en cas de difficultés.
En outre, vous jouerez un rôle clé dans le fonctionnement administratif de l’organisation.
Les besoins du poste :
- Une parfaite connaissance du français et du néerlandais est nécessaire car vous allez créer et entretenir des contacts dans les deux langues tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Vous avez une bonne compréhension et maîtrise de l’anglais car vous serez en contact avec des partenaires ou des collègues qui parlent anglais.
- Vous avez une appétence pour la gestion de projets et la gestion administrative, qui constituent le cœur de la fonction.
- Vous êtes pragmatique, ouvert.e d’esprit, sociable et aimez nouer de nouveaux contacts.
- Vous prenez en charge vos projets, en travaillant de manière indépendante et structurée.
- Vous êtes résistant.e au stress et flexible ; la préparation d’un événement peut être intense et stressante.
- Vous avez d’excellentes compétences en communication et un fort sens du service client.
- Vous êtes polyvalent(e) et travaillez de manière structurée et précise, avec une grande attention aux détails.
- Vous maîtrisez aisément les outils de base (Excel, Word, PPT, …) et d’autres systèmes numériques est un plus (comme : Monday, Canva, …).
Nous recrutons sur la base des compétences et des talents, sans distinction d’âge, de sexe, d’identité de genre, d’origines ou de handicap.
Que proposons-nous ?
Vous ferez partie d’une équipe de collègues hyper motivés, ayant de l’expérience dans le secteur associatif, de l’événementiel et du sport, afin de développer un projet en pleine croissance et qui a du sens :
- Un poste varié et stimulant qui contribue positivement à des défis sociétaux.
- Vous travaillez du lundi au vendredi (les horaires de travail seront déterminés en concertation).
- Une certaine flexibilité dans les horaires de travail est attendue lors de la période précédent un événement. Les heures supplémentaires seront compensées par des heures de repos après les événements.
- Un environnement dynamique au cœur du mouvement Olympique, proche de l’Atomium. Nos bureaux se trouvent dans ceux du Comité Olympique et Interfédéral Belge (Team Belgium), à Laeken.
- Les frais de transport pour les déplacements professionnels sont remboursés par l’employeur.
- Il existe une possibilité de télétravail (nombre de jours/semaine à définir ensemble).
- Contrat à durée indéterminée (CDI) à compter du 15 janvier 2026.
- Salaire conforme au marché.
- Possibilité d’un temps de travail réduit (4/5ème à discuter).
Vous souhaitez rejoindre notre équipe ?
Proposez votre candidature en envoyant votre CV et votre lettre de motivation à info@urbanyouthgames.org. Vous pouvez également nous joindre par téléphone au 0498/10.67.02 pour toute question. Les candidat.e.s recevront un retour d’information endéans les 15 jours. Les candidat.e.s sélectionné.e.s recevront une invitation pour un entretien. Il sera fixé en fonction des disponibilités du/de la candidat.e et aura lieu pendant la journée à partir de la semaine du 5 janvier 2026 (dans nos bureaux à Bruxelles ou en visioconférence).
Informations complémentaires
Visionnez nos aftermovies :
- Notre premier événement européen en Seine-Saint-Denis (du 31 mai 2024)
- Notre premier événement national à Molenbeek (26 mai 2023)
Notre mission et feuille de route
D’envergure nationale, les UYG mettent en place une feuille de route ambitieuse tout au long de l’année à l’attention des jeunes de 5ème et 6ème primaire (+/- de 10 à 12 ans). Elle se décline en deux axes stratégiques :
- le développement d’un parcours d’inclusion sociale alliant sport/activité physique, éducation et santé, destiné aux écoles primaires de l’enseignement général et spécialisé. Ce parcours comprend des outils pédagogiques, des ateliers interactifs, des challenges ludiques, visant à préparer les jeunes de manière accessible et inclusive aux Urban Youth Games, tout en les sensibilisant à l’importance de la diversité, de l’égalité des chances et de l’inclusion ;
- l’organisation d’événements d’ampleur à différentes échelles (locaux, provinciaux, régionaux, national et européen) ;
En mettant le sport au service de l’inclusion, les UYG ont développé un modèle qui permet à chaque jeune de devenir acteur de l’activité sportive, de s’ouvrir, d’échanger et enfin de s’épanouir. En cassant les barrières sociales et culturelles par le sport, nous avons l’opportunité de les sensibiliser aux défis sociétaux de demain.
Notre vision
Devenir le mouvement de référence qui rassemble tous les jeunes sans distinction de genre, d’handicap, de religion, d’orientation sexuelle, de langue, etc.
En d’autres termes, rassembler les mouvements « Olympique – Paralympique – Special Olympics » en seul et même mouvement pour la jeunesse (// sport pour tous). C’est un positionnement unique dans le monde.
