Event Manager
Constitués sont la forme d’une ASBL, les Urban Youth Games sont un mouvement qui vise à inspirer les jeunes et à favoriser l’inclusion sociale et le mieux « vivre-ensemble » au travers de rencontres sportives.
D’envergure nationale, et avec pour ambition de dépasser les frontières belges, les UYG mettent en place une feuille de route ambitieuse tout au long de l’année à l’attention des jeunes de 5ème et 6ème primaire (+/- de 10 à 12 ans). Elle se décline en deux axes stratégiques :
- le développement d’outils pédagogiques dans les écoles primaires belges, appelés « Inclusive Playbooks », qui sont créés en collaboration avec les Fédérations sportives, des experts en Inclusion et des acteurs clés de l’Enseignement ;
- des événements d’ampleur à différentes échelles (supra-locale, régionale, nationale et européenne) dont 7 événements régionaux (Flandre, Wallonie et Bruxelles) et un événement programmé en Seine-Saint-Denis (Paris) en 2024 ;
En mettant le sport au service de l’inclusion, les UYG ont développé un modèle qui permet à chaque jeune de devenir acteur de l’activité sportive, de s’ouvrir, d’échanger et enfin de s’épanouir. En cassant les barrières sociales et culturelles par le sport, nous avons l’opportunité de les sensibiliser aux défis sociétaux de demain.
Nous travaillons en étroite collaboration avec Team Belgium, Paralympic Team Belgium, Special Olympics Belgium, les fédérations et ligues sportives, des clubs locaux, des experts dans le domaine de l’Education et de l’Inclusion, et avec la VUB pour mesurer l’impact de nos actions.
Description du poste
Pour l’organisation de nos événements, les Urban Youth Games recherchent un.e Event manager qui sera responsable des opérations, de la production et de la logistique.
– Vous planifiez, préparez, coordonnez et gérez opérationnellement (de A à Z) la mise en place des événements Urban Youth Games (scope : Bxl/Flandre/Wallonie) en collaboration avec notre Head of Events.
– Vous développez et construisez l’ADN des événements en concertation avec l’équipe UYG (look & feel, visibilité des différents partenaires, innovations, …).
– Vous pensez de manière critique au déroulement des événements : gestion des plannings pour les écoles, des officiels et autres partenaires/parties prenantes.
– Vous innovez et proposez des activations pertinentes sur les sites des événements pour les partenaires officiels.
– Vous êtes l’interlocuteur des villes et des communes pour la bonne mise en place et coordination avec les différents services impliqués. En même temps, vous êtes la voix et l’ambassadeur des UYG.
– Vous négociez directement et vous chargez du suivi avec différents fournisseurs.
– Vous vous investissez dans la réflexion stratégique et le développement des événements sur le territoire national avec le Managing Director et le Head of Events.
– Vous coordonnez, inspirez et encouragez les bénévoles, clubs sportifs, fédérations, … à faire de vos événements des événements de qualité.
– Vous collaborez avec la Project Manager – Sport & Education et facilitez l’implication des fédérations sportives et des clubs locaux sur chaque événement.
– Vous gérez le stock, vous commandez le matériel nécessaire aux différents projets et coordonnez le transport.
– Vous suivez le budget fixé avec le Head of Events.
– Vous innovez tant sur les aspects liés à l’événementiel (nouvelles tendances) que sur les moyens de mettre en avant l’inclusion lors des événements (en collaboration avec l’équipe).
– Vous êtes le point de contact sur les événements, avec bien-sûr un support de l’équipe UYG en place ; et vous contribuez au développement du département ‘Events’ en binôme avec le Head of Events.
En résumé, vous allez :
– Mettre sur pied des événements (au total : 8 événements et +/- 10.000 participant.e.s en 2024)
– Gérer l’implication de nos parties prenantes sur les événements: villes/communes, fournisseurs, partenaires, …
– Gérer la production et la logistique : repérage des sites, définition de la signalétique terrain, transport, montage et démontage, …
– Gérer et mettre en place les activations pour nos partenaires
– Coordonner les sites sportifs
– Coordonner des ressources humaines (bénévoles)
– Gérer les fournisseurs/prestataires de services (catering, sécurité, …)
Qui recherchons-nous ?
Vous êtes passionné.e par les événements, le sport, l’inclusion, les jeunes et le monde associatif ? Vous avez de l’expérience ou une affinité avec le secteur événementiel ? Vous êtes orienté.e vers l’action et vous aimez assurer le suivi des projets ? Vous aimez nouer de nouveaux contacts et interagir avec un large panel de parties prenantes ? Vous pourrez alors utiliser vos talents afin de créer un impact durable.
Les besoins du poste :
– Une parfaite connaissance du néerlandais est nécessaire, ainsi qu’une bonne connaissance du français car vous allez créer et entretenir des contacts dans les deux langues, tant à l’oral qu’à l’écrit.
– Vous avez une bonne compréhension et maîtrise de l’anglais car vous serez en contact avec des partenaires ou des collègues qui parlent anglais.
– Un permis de conduire de type B est nécessaire (avoir une voiture est un avantage), car vous serez amené.e à vous déplacer dans différentes villes et chez les prestataires.
– Vous avez une expérience professionnelle dans la gestion d’événements, ou un vif intérêt d’en avoir une première.
-Vous êtes pragmatique, ouvert.e d’esprit et aimez nouer de nouveaux contacts.
– Vous avez de solides compétences en communication.
– Vous êtes un faiseur (« you make things happen »).
– Vous êtes innovant.e/créatif.ve, vous ne pensez pas uniquement à l’ « intérieur des limites » et vous avez le désir d’aller toujours un peu plus loin.
– Les deadlines vous donnent un coup de fouet et vous êtes capable de fixer les priorités.
– Vous prenez en charge vos projets, en travaillant de manière indépendante et structurée.
– Vous aimez les défis.
– Vous êtes résistant.e au stress et flexible ; la préparation d’un événement peut être intense et stressante.
– Vous êtes capable de gérer un budget.
Nous recrutons sur la base des compétences et des talents, sans distinction d’âge, de sexe, d’identité de genre, d’origine philosophique ou de handicap.
Que proposons-nous ?
Vous ferez partie d’une équipe de collègues hyper motivés, ayant de l’expérience dans le secteur associatif, de l’événementiel et du sport, afin de développer un projet dynamique, en pleine croissance et qui a du sens :
– Un poste varié et stimulant qui contribue positivement à des défis sociétaux (inclusion/jeunesse/sport).
– Vous travaillez du lundi au vendredi (les horaires de travail seront déterminés en concertation).
– Une certaine flexibilité dans les horaires de travail est attendue lors de la période précédent un événement. Les heures supplémentaires seront compensées par des heures de repos après les événements.
– Un environnement dynamique dans les bureaux du Comité Olympique et Interfédéral Belge (Team Belgium) situés à Laeken.
– Les frais de transport pour les déplacements professionnels sont remboursés par l’employeur.
– Il existe une possibilité de télétravail (nombre de jours/semaine à définir ensemble).
– Contrat à durée indéterminée (CDI) à compter du 1er janvier 2024.
– Salaire conforme au marché
Vous souhaitez rejoindre notre équipe ?
Proposez votre candidature en envoyant votre CV et votre lettre de motivation à info@urbanyouthgames.org. Vous pouvez également nous joindre par téléphone au 0498/10.67.02 pour toute question. Les candidat.e.s recevront un retour d’information endéans les 15 jours. Les candidat.e.s sélectionné.e.s recevront une invitation pour un entretien. Il sera fixé en fonction des disponibilités du/de la candidat.e et aura lieu pendant la journée à partir du 1er septembre 2023 (dans nos bureaux à Bruxelles ou en visioconférence).
